Clínica CapilArt — Aviso de Privacidad
Última actualización: 1 de noviembre de 2025
1) Objetivo y marco normativo
Esta Política fija los lineamientos para la recolección, uso, almacenamiento, circulación, actualización, transferencia, transmisión, consulta y supresión de datos personales por parte de Clínica CapilArt, garantizando los derechos de los titulares conforme a la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 (compilatorio), y demás normas aplicables del régimen colombiano de protección de datos.
2) Responsable del tratamiento
Nombre: Clínica CapilArt
Dirección: Cl. 120a #7-36, Oficina 902, Usaquén, Bogotá, Colombia
Tel.: +57 (601) 675 9226 | WhatsApp: +57 302 584 7100
Correo de contacto/PQRS: valoraciones@clinicacapilart.com
3) Ámbito de aplicación
Aplica a los datos personales tratados por CapilArt en sus canales digitales (sitio web, correo, WhatsApp), procesos clínicos (presencial y telemedicina), procesos administrativos y de atención al paciente. No atendemos menores de edad; si se detecta información de menores, se procederá a su eliminación segura.
4) Definiciones clave
- Dato personal: Información vinculada o que pueda asociarse a una persona natural.
- Dato sensible: Aquel que afecta la intimidad o cuyo uso indebido puede generar discriminación (p. ej., datos de salud).
- Historia clínica: Documento privado, sometido a reserva, que registra condiciones de salud y atenciones.
- Titular: Persona natural dueña de los datos.
- Responsable/Encargado: Quien decide sobre el tratamiento / quien trata datos por cuenta del Responsable.
- Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular.
5) Principios
CapilArt observa los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad.
6) Autorización del titular
CapilArt solicita autorización previa, expresa e informada antes de tratar datos (mediante formularios, WhatsApp, correo, grabación de consentimiento en consulta o conductas inequívocas verificables).
Excepciones de autorización: los casos previstos por ley (p. ej., información requerida por autoridad competente, urgencias médicas, fines históricos/estadísticos debidamente anonimizados).
Prueba de autorización: CapilArt conservará evidencias (registros electrónicos, formularios, correos, audios, etc.).
7) Datos tratados y fuentes
- Identificación y contacto: nombre, identificación, correo, teléfono, ciudad.
- Datos clínicos/salud (sensibles): antecedentes, diagnósticos, indicaciones, evolución, imágenes clínicas (antes/después), historia clínica.
- Datos transaccionales/administrativos: agendamiento, pagos, facturación, comunicaciones.
- Soporte y trazabilidad: logs técnicos mínimos para seguridad (no empleamos cookies hoy; ver punto 13).
Fuentes: directamente del titular (sitio, WhatsApp, consulta), y de manera excepcional de terceros autorizados por ley para fines clínicos o de seguridad.
8) Finalidades del tratamiento
CapilArt recolecta y trata datos para:
- Clínica: apertura/gestión de historia clínica, valoración (presencial/virtual), diagnóstico, prescripción bajo fórmula médica, seguimiento, control y soporte asistencial.
- Administrativo/comercial legítimo: agendamiento, recordatorios, confirmaciones, programación y cambios de citas, facturación, soporte al paciente, gestión de pagos y logística de entrega cuando aplique.
- Comunicaciones: envío de información relevante para el proceso del paciente por canales verificados (correo/WhatsApp).
- Mejora de servicios: calidad asistencial, encuestas, análisis internos y reportes estadísticos (con datos anonimizados cuando sea posible).
- Seguridad y cumplimiento: prevención de fraudes, atención de requerimientos de autoridades, cumplimiento legal y sanitario.
- Material educativo/testimonios: uso de imágenes/relatos solo con autorización específica del titular; de lo contrario, los registros clínicos se conservan bajo reserva.
Nota médica: CapilArt no es laboratorio ni farmacia; los fármacos personalizados se formulan por médico y se dispensan únicamente a través de farmacias magistrales habilitadas.
9) Telemedicina (telesalud)
Prestamos valoración a distancia (videollamada) conforme a Ley 1419 de 2010 y normas concordantes. El titular declara que:
- Comprende limitaciones de la consulta a distancia (no hay examen físico directo).
- Autoriza el uso de plataformas de comunicación seguras para su atención.
- Suministrará información veraz y completa.
La prescripción se realiza según modalidades permitidas por la normativa vigente. En emergencias: acudir de inmediato a urgencias.
10) Encargados, terceros y transferencias
Podemos vincular Encargados para operar servicios (p. ej., farmacias magistrales, centros de laboratorio, proveedores de TI/hosting, pasarelas de pago, mensajería, herramientas de videollamada). Les exigimos acuerdos de confidencialidad y estándares adecuados de seguridad.
Transferencia/Transmisión nacional e internacional: Podremos transferir/transmitir datos a terceros dentro o fuera de Colombia (incluso países sin nivel adecuado), adoptando medidas contractuales y de seguridad requeridas por la autoridad colombiana, y solo para las finalidades descritas.
11) Derechos del titular
Conforme al art. 8 de la Ley 1581/2012, el titular puede: conocer, actualizar, rectificar sus datos; solicitar prueba de autorización; ser informado del uso; presentar quejas ante la SIC; revocar la autorización y/o solicitar supresión cuando proceda; y acceder gratuitamente a sus datos.
12) Procedimiento de consultas y reclamos (PQRS de datos)
Canales: valoraciones@clinicacapilart.com | Dirección física indicada en el punto 2.
- Consultas (acceso a información): plazo máximo 10 días hábiles desde su recibo. Si no es posible, se informará motivo y nueva fecha (máx. 5 días hábiles adicionales).
- Reclamos (corrección, actualización, supresión o revocatoria):
- Si está incompleto, dentro de 5 días hábiles se pedirá subsanar.
- Tras recibir completo, plazo máximo 15 días hábiles para responder; de requerirse ampliación, se informará y podrá extenderse hasta 8 días hábiles más.
- Si pasados 2 meses desde el requerimiento de subsanar no se aporta información, se entenderá desistido.
13) Cookies y trazabilidad
Actualmente no usamos cookies en el sitio. Si en el futuro se habilitan cookies técnicas/analíticas, se informará y actualizará esta Política. Para seguridad, el sistema puede generar logs mínimos (fecha/hora, IP pública) para auditoría.
14) Seguridad y confidencialidad
Implementamos medidas técnicas, administrativas y físicas razonables para proteger la información (control de accesos, cifrado en tránsito cuando aplique, copias de seguridad, acuerdos de confidencialidad, políticas de mínimo privilegio). La historia clínica es reservada y su acceso está restringido al personal autorizado.
15) Conservación de la información
- Conservamos datos por el tiempo estrictamente necesario para las finalidades descritas y para cumplir deberes legales.
- Historia clínica: se conserva conforme a la normatividad colombiana vigente (p. ej., plazos prolongados contados desde la última atención).
- Vencidos los términos, procederemos a supresión o anonimización segura, salvo obligación legal de conservación.
16) Modificaciones de la Política
CapilArt puede modificar esta Política en cualquier momento. Los cambios regirán desde su publicación con la fecha de “Última actualización”.
17) Vigencia
Esta Política rige desde el 01/11/2025 y aplica a las bases de datos activas de CapilArt, sin perjuicio de sus actualizaciones.